Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
• de stichting: Stichting Gezonde Duitse Herder, gevestigd te Tholen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Zuidwest-Nederland onder nummer 55802583;
• de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 2 augustus 2012 bij Notariskantoor Dangremond te Barneveld;
• het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de Statuten;
• inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
• objecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
Beleid
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:
• Het bestuur stelt een beleidsplan vast en zal dit periodiek actualiseren. Het beleidsplan geeft inzicht in de door de stichting te verrichten werkzaamheden, de wijze van werving van gelden, het beheer van het vermogen van de stichting en de besteding daarvan;
• Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd;
• Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd;
• Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting;
• Ter voorbereiding, ondersteuning of uitwerking van de activiteiten van de stichting, kan het bestuur één of meer commissies instellen, waarin natuurlijke en rechtspersonen zitting kunnen hebben. De werkzaamheden van een commissie worden uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van en geregeld door het bestuur.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten
Het bestuur:
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
• Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
• Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen;
• Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten; bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezing volgorde;
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
• Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen;
• Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in het bestuur zullen de overblijvende bestuursleden (of zal het enig overblijvende bestuurslid) binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door benoeming van één (of meer) opvolger(s);
• Indien een enig overblijvend bestuurslid niet bij machte is een nieuw bestuur samen te stellen, dan rust op hem/haar de verplichting de stichting te doen opheffen.
De voorzitter
• Heeft algemene leiding van de stichting;
• Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
• Overlegt met officiële instanties;
• Geeft leiding aan het bestuur;
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• Stelt, in goed overleg met de overige bestuursleden het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
• Coördineert en stuurt activiteiten;
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De secretaris
• Is tevens vicevoorzitter en vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
• Voert jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de medewerkers. Ondersteunt de penningmeester en doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;
• Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden.
Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;
• Is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur, de bestuursleden (inclusief voorzitter) en medewerkers en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement en afspraken op bestuursvergaderingen. Vervult deze rol tot het moment dat er een Raad van Toezicht deze rol kan overnemen;
• De vicevoorzitter beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de donateurs en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.
• Maakt een jaarverslag voor de publieke verantwoording op de website;
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Ontvangt alle binnenkomende post, op papier, dan wel langs elektronische weg, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• Archiveert alle relevante documenten;
• Zorgt ervoor, dat het actuele gedeelte van het archief op aanvraag van een bestuurslid (of bestuursleden) zal worden verstrekt door middel van elektronische post.
De penningmeester
• Voert de financiële administratie;
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
• Stelt financiële overzichten op;
• Zal maandelijks per maand ultimo de stand van de rekening(en) aan de secretaris/vicevoorzitter doen toekomen.
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
• Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650;
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
• Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
• Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• Beslist zelfstandig over uitgaven tot 100 euro;
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
De webmaster
• Beheert de website;
• Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
• Beheert de structuur van de website;
• Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
• Voert de eindredactie van teksten op de website;
• Beoordeelt inhoud die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
• Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
• Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere inhoud voor de website aanleveren.
Raad van Advies en vrijwilligers
Raad van Advies
• Het bestuur van de stichting zal natuurlijke personen verzoeken zitting te nemen in een Raad van Advies.
• De taak van de Raad van Advies zal zijn het bestuur – gevraagd en ongevraagd – te adviseren en kritisch te volgen.
• Adviezen en opmerkingen van de Raad van Advies worden zo snel mogelijk in een bestuursvergadering besproken zodat het bestuur daar over kan beslissen.
• Adviezen zullen voor het bestuur niet bindend zijn.
Vrijwilligers
• Worden aangezocht door het bestuur voor bepaalde of onbepaalde tijd;
• Een van de vrijwilligers wordt door het bestuur benoemd tot lid van de kascontrole voor de periode van één jaar;
• Vrijwilligers kunnen worden ingezet voor taken zoals aan hen verzocht door het bestuur;
• Deelname als vrijwilliger of lid van de Raad van Advies is vrijblijvend en kan van beide zijden op elk moment worden beëindigd.
Vrijwilligers en leden van de Raad van Advies hebben geen stemrecht binnen de stichting.
Renumeratie van vrijwilligers en leden van de Raad van Advies wordt gelijk aan die van bestuursleden.
Besluiten
Het bestuur:
• Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
• Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
• Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
• Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Vergaderingen
• Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden zich schriftelijk (waaronder begrepen per geëigend telecommunicatiemiddel), vóór het voorstel hebben verklaard. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris van het bestuur verslag opgemaakt, dat na, zo spoedig mogelijke, medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd;
• Een oproep tot vergadering zoals genoemd in artikel 5.3 van de statuten dient te geschieden onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten. Indien aan een oproeping tot vergaderen binnen drie weken door de voorzitter geen gehoor wordt gegeven, dan is de indiener van het verzoek bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten.
Agenda
• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
• Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar met instemming van een meerderheid van het bestuur kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten één of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Inbreng tijdens de vergadering
• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
• Voorstellen van bestuursleden en leden van de Raad van Advies zullen worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
• Leden van het bestuur kunnen de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden, zoals vrijwilligers en leden van de Raad van Advies of personen van interesse toe te laten tot de vergadering;
• Het dagelijks bestuur neemt in deze een beslissing.
Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
• Donateurs;
• Gesubsidieerde goede doelen;
• Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
• De media;
• Politieke partijen, met name de kamerleden met dierengezondheid/welzijn in hun portefeuille;
• Rasverenigingen, belangengroeperingen en stichtingen met overeenkomstige doelstellingen.
Donaties en declaraties
• Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
• Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
• Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
• In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.
Algemene regels voor donateurs, fokker-donateurs en sponsors
De Stichting Gezonde Duitse Herder kent donateurs en fokker-donateurs en sponsors.
Onder fokker-donateurs wordt verstaan een persoon die één of meerdere nesten heeft gefokt/gaat fokken, met inachtneming van de meest recente regelgeving van de Raad van Beheer op Kynologisch gebied/ FCI ;
• Donateurs vereenzelvigen zich met de visie van de Stichting Gezonde Duitse Herder;
• Het donateur- of sponsorschap start vanaf het moment van acceptatie;
• Het bestuur is bevoegd een donateur of sponsor van de website van de stichting te schorsen of uit te sluiten in het geval de donateur/sponsor in strijd handelt met de doelstellingen van de stichting, een en ander zonder financiële consequenties voor de stichting:
• Een fokker-donateur dient zich te conformeren aan de vastgestelde statuten en het huishoudelijk reglement;
• De fokker-donateur is betrouwbaar en doet aan eerlijk handelen conform de regelgeving van de Raad van Beheer op Kynologisch gebied/FCI.
Slotbepalingen
Het bestuur regelt alle aangelegenheden die bij deze statuten of het huishoudelijk reglement niet of niet voldoende zijn geregeld. Deze regelingen mogen niet in strijd zijn met de wet of deze statuten;
Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
